Bagaimana cara menggunakan email perusahaan? Email adalah salah satu sarana komunikasi terpenting dalam dunia bisnis saat ini.
Bagi perusahaan, penggunaan email tidak hanya digunakan untuk komunikasi internal antar karyawan, tetapi juga untuk komunikasi dengan klien, mitra bisnis, dan pelanggan.
Dengan demikian, mengelola penggunaan email perusahaan yang efektif adalah keterampilan yang sangat berharga.
Selain itu, menguasai cara menggunakan email marketing juga akan sangat membantu kemajuan perusahaan atau bisnismu.
Panduan Cara Menggunakan Email Perusahaan
Di bawah ini adalah panduan praktis untuk membantu kamu mengoptimalkan penggunaan email di lingkungan bisnis
- Pahami Kebijakan Perusahaan
Sebelum menggunakan email bisnis, pastikan kamu memahami kebijakan dan pedoman yang berlaku. Ini termasuk etika email, panduan pengguna dan keamanan informasi. Hindari menggunakan email perusahaan untuk tujuan pribadi yang tidak terkait dengan pekerjaan.
- Profesionalisme Menulis
Ingatlah untuk bersikap profesional dengan setiap email yang kamu kirim. Gunakan bahasa yang sopan dan hindari penggunaan emotikon atau kata-kata acak yang tidak pantas dalam bisnis.
- Hapus Topik
Tulis subjek email yang jelas dan ringkas sehingga penerima dapat dengan cepat mengidentifikasi konten email kamu. Ini akan membantu mereka mengatur email mereka dengan lebih baik.
- Gunakan Desain dan Paragraf yang Jelas
Atur email kamu dengan pemformatan yang jelas dan paragraf yang teratur. Gunakan kalimat pendek dan poin-poin yang terorganisir dengan baik.
- Gunakan Tanda Tangan Email
Selalu tambahkan tanda tangan email ke informasi kontak kamu. Nama lengkap, jabatan, nomor telepon dan alamat perusahaan. Ini memudahkan penerima untuk menghubungi kamu jika perlu.
- Berkomunikasi dengan Hati-hati
Hindari penggunaan huruf kapital karena dapat dianggap berteriak. Juga, pikirkan sebelum menjawab email dengan emosi negatif. Pertimbangkan untuk menanggapi dengan bijaksana dan menghindari konflik.
- Lampirkan File yang Sesuai
Jika kamu ingin melampirkan file, pastikan file tersebut cocok dengan konten email dan ukurannya benar. Ukuran file yang terlalu besar dapat memengaruhi kinerja email dan menyulitkan penerima untuk membuka atau mengunduh email.
- Periksa Ejaan dan Tata Bahasa
Selalu periksa ejaan dan tata bahasa kamu sebelum mengirim email. Email yang ditulis dengan baik menyampaikan citra profesional dan dapat dipercaya.
- Kelola Kotak Masuk Kamu dengan Bijak
Periksa email kamu secara teratur, tetapi hindari pemeriksaan berlebihan untuk menghindari gangguan yang tidak perlu. Utamakan email sesuai kepentingan.
Cara Membuka Email Perusahaan
Mempunyai email perusahaan dengan menggunakan email @domainperusahaan.com atau email @domainperusaan.co.id akan memberi tingkat kepercayaan yang lebih tinggi. Perusahaan bisa terlihat lebih profesional dan terpercaya ketika menggunakan email perusahaan tersebut. Saat email perusahaan sudah dimiliki, maka cara untuk mengaksesnya bisa langsung dari domain kamu.
Masuk Ke Email Perusahaan
- Masukkan username email secara lengkap, contoh: nama@webperusahaan.com / nama@webperusahaan.co.id.
- Lanjut masukkan password
- Lalu, klik agar masuk ke email.
Cara Mengganti Password Email Perusahaan
- Masuk ke email
- Klik setting
- Klik password
- Ganti password lama ke password baru. Terakhir save untuk menyimpan perubahan.
Cara Mengirim Email Perusahaan
- Masuk ke email
- Pertama, klik “compose”
- Kedua, masukkan alamat email tujuan.
- Ketiga, masukkan judul email.
- Keempat, tulis isi pesan.
- Kelima, Kirim lampiran.
- Keenam, pasang notifikasi pemberitahuan untuk email terkirim.
- Ketujuh, tunjukan dimana tempat email terkirim disimpan.
- Terakhir, klik kirim.
Dengan menguasai cara menggunakan email perusahaan dengan baik, kamu dapat meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis dan membangun citra profesional perusahaan kamu. Selain itu, sikap sopan dan bijaksana dalam berkomunikasi melalui email juga dapat membantu memperkuat hubungan dengan mitra bisnis dan klien.
Saya seorang penulis di vagusnet.com dengan minat dan antusiasme tinggi terhadap perkembangan teknologi, khususnya di bidang IT. Selain menulis, saya senang belajar dan berbagi informasi seputar dunia bisnis serta tips terkini melalui tulisan-tulisan saya. Dengan dedikasi penuh terhadap teknologi, saya berusaha memberikan konten yang informatif dan inspiratif, mencakup berbagai aspek yang relevan dengan pembaca. Mari bersama-sama menjelajahi dunia inovasi dan pengetahuan, sambil terus tumbuh dan belajar bersama.