Setelah menghitung seluruh barang, proses stock opname belum benar-benar selesai. Kamu perlu melakukan pencatatan hasil stock opname agar jumlah stok fisik dapat dibandingkan dengan data yang tersimpan.
Catatan tersebut membantu pemilik toko menemukan selisih, mencari penyebabnya, dan memperbaiki data persediaan.
Pencatatan yang rapi sangat penting, terutama ketika toko memiliki banyak produk. Tanpa catatan yang jelas, pemilik akan kesulitan mengetahui barang mana yang mengalami selisih dan kapan perbedaan tersebut terjadi.
Data hasil stock opname juga dapat menjadi bahan evaluasi untuk memperbaiki sistem pengelolaan stok.
Siapkan Data Sebelum Mencatat
Sebelum memasukkan hasil penghitungan, siapkan daftar produk yang akan diperiksa. Cantumkan nama barang, kode produk, kategori, satuan, stok menurut catatan, stok fisik, dan jumlah selisih.
Contohnya:
| Produk | Stok Tercatat | Stok Fisik | Selisih |
|---|---|---|---|
| Mi instan | 100 | 98 | -2 |
| Minuman botol | 80 | 82 | +2 |
| Sabun | 60 | 60 | 0 |
Tabel tersebut membuat hasil pemeriksaan lebih mudah dibaca. Pemilik toko juga dapat langsung mengetahui produk yang membutuhkan pengecekan lebih lanjut.
Catat Stok Fisik dengan Teliti
Masukkan jumlah barang berdasarkan hasil penghitungan langsung. Jangan menggunakan perkiraan karena sedikit kesalahan dapat memengaruhi laporan persediaan.
Perhatikan satuan produk ketika mencatat. Barang yang tersedia dalam pcs, lusin, dus, atau karton harus menggunakan satuan yang konsisten. Kesalahan satuan dapat membuat jumlah stok terlihat jauh berbeda dari kondisi sebenarnya.
Jika toko memiliki banyak barang, bagi proses pencatatan berdasarkan kategori atau area rak. Cara tersebut membantu karyawan bekerja lebih teratur dan mengurangi risiko produk terlewat.
Untuk memahami tahapan pemeriksaan secara lebih lengkap, kamu juga bisa membaca panduan cara stock opname toko.
Hitung Selisih Stok
Setelah mencatat stok fisik, bandingkan angka tersebut dengan data sebelumnya. Kamu dapat menggunakan rumus sederhana:
Selisih Stok = Stok Fisik − Stok Tercatat
Misalnya, catatan toko menunjukkan 150 pcs, sedangkan hasil penghitungan fisik menunjukkan 145 pcs. Maka:
145 − 150 = -5 pcs
Artinya, toko memiliki kekurangan lima pcs dibandingkan data yang tercatat.
Sebaliknya, hasil positif menunjukkan jumlah fisik lebih banyak daripada jumlah dalam catatan. Kedua kondisi tersebut tetap membutuhkan pemeriksaan agar pemilik mengetahui penyebab perbedaannya.
Cari Penyebab Perbedaan
Jangan langsung mengubah jumlah stok ketika menemukan selisih. Periksa kembali transaksi penjualan, barang masuk, retur, barang rusak, dan perpindahan produk.
Kesalahan input juga dapat menyebabkan perbedaan. Misalnya, karyawan sudah menerima barang dari supplier tetapi belum memasukkan jumlah tersebut ke dalam catatan.
Periksa juga transaksi yang terjadi ketika proses penghitungan berlangsung. Jika toko tetap melayani pelanggan saat stock opname, beberapa transaksi mungkin mengubah jumlah stok sebelum karyawan menyelesaikan pemeriksaan.
Simpan Hasil Stock Opname
Simpan hasil pemeriksaan sebagai arsip toko. Jangan hanya menyimpan catatan terbaru, tetapi kumpulkan hasil pemeriksaan sebelumnya agar kamu dapat melihat perubahan stok dari waktu ke waktu.
Data tersebut dapat membantu pemilik mengetahui produk yang sering mengalami selisih, tingkat akurasi pencatatan, serta kondisi persediaan secara keseluruhan.
Kamu juga dapat menggunakan sistem pencatatan toko untuk membantu mengelola transaksi dan data persediaan secara lebih praktis.
Evaluasi Hasil Pemeriksaan
Jadikan hasil stock opname sebagai bahan evaluasi. Jika satu produk sering mengalami selisih, cari bagian proses yang menyebabkan masalah.
Periksa proses penerimaan barang, penyimpanan di gudang, pencatatan transaksi, hingga pengeluaran barang. Perbaiki bagian yang masih memiliki kelemahan agar selisih tidak terus berulang.
Lakukan stock opname secara berkala sesuai kebutuhan toko. Produk dengan perputaran tinggi dapat memperoleh pemeriksaan lebih sering dibandingkan produk yang jarang terjual.
Kesimpulan
Pencatatan hasil stock opname membantu toko menjaga data persediaan tetap akurat. Catat stok fisik dengan teliti, hitung selisih, cari penyebab perbedaan, buat catatan penyesuaian, lalu evaluasi hasil pemeriksaan.
Dengan pencatatan yang konsisten, pemilik toko dapat mengetahui kondisi persediaan secara lebih jelas. Data tersebut juga membantu menentukan kebutuhan restock, mengurangi kesalahan, dan menjaga pengelolaan stok tetap teratur.
